对完善和加强秘密载体清退工作的探索和建议

        当前，市、县秘密载体清退工作中经常遇到不按时如数清退、交接手续不完善、登记不够规范等问题，加大了秘密载体清退工作难度和工作量。本文试图作一些探索，以抛砖引玉。
        一、对完善秘密载体清退工作机制的构想
        （一）明确秘密载体的清退范围。国家保密局《关于国家秘密载体保密管理的规定》（以下简称《规定》）第二十九条规定：“涉密机关、单位每年应当定期对当年所存秘密载体进行清查、核对，发现问题及时向保密工作部门报告。按照规定应当清退的秘密载体，应当及时清退，不得自行销毁。”对秘密载体的清查、核对、清退作出了原则规定，但对哪些秘密载体属“应当清退”的范围未作进一步明确。笔者认为，秘密载体使用后的处理方式，无非两种情况：一是存档备查或继续使用。二是销毁。销毁主要有三种方式：一是由制发单位统一回收后销毁；二是由制发单位委托有关保密机构组织清退后销毁；三是由收件单位自行销毁。由此可见，对秘密载体的销毁，基本上都是在完成清退工作的基础上进行，这就需要制发单位对所制发的秘密载体进行甄别，明确秘密载体的清退范围。如规定绝密级及政治敏感性强的秘密载体应由制发单位组织清退；收件单位自行销毁的，仅限于密级低、已过时效的秘密载体，且须有制发单位的明确授权；其它秘密载体按从哪里来退回哪里去的原则处理。
        （二）设置合理的工作程序。《规定》第二十九条对如何进行秘密载体的清查、核对、清退未作具体规定，在实际工作中，还需对相关的工作方式进行优化，具体做法如下：每年初由秘密载体的制发单位（包括翻印、转发单位），根据上一年度制发的秘密载体的发放范围，向有关收件单位发出《秘密载体核对和处理意见清单》，分别对每件秘密载体作出“退回”、“存档”、“销毁”的标识，收件单位按清单要求进行处理，并报制发单位；收件单位若认为某些秘密载体需存档备查或继续使用的，需书面向制发单位申请，经同意后可不予退回或销毁。上级部门对下级部门发送的秘密载体，有权决定采取退回、存档、销毁的方式进行处理，但仍需将处理结果通报制发单位。制发单位对收件单位退回的清单进行清查、核对，发现问题及时督促和协助有关单位纠正；同时，汇总清查、核对、清退的情况报当地保密工作部门备案。
        确立秘密载体清查、核对、清退的工作程序，一方面，既使清查、核对、清退工作更具操作性，又可及时发现一些单方面清查难以发现的问题，形成一个有效的监督机制，有利于保密工作部门对制发单位进行监督，进一步促进秘密载体相关环节的规范管理，还可减轻解密工作的工作量。如对已进行清退的秘密载体在保密期限内解密的，解密通知可仅发至有关存档单位。另一方面，可使秘密载体的清查、核对、清退工作得到进一步规范，有效遏制一些部门滥制滥发秘密载体等现象。
        二、完善相关保密工作制度的建议
        （一）确立秘密载体只发组织、不发个人的原则。中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》（中共中央办公厅一九九六年五月三日）第二十五条：“党的机关公文应当只发组织，由秘书部门统一管理，一般不发给个人”的规定，就已经确立了党的机关公文只发组织，不发个人的原则。一些国家有关部门（如原地质矿产部）也专门作出了秘密载体只发组织，不发个人的规定。但工作中很多机关单位对中央办公厅的上述规定未能严格遵守，将秘密载体直接发到领导个人手中的情况相当普遍。如我市某单位曾送来密件一式十多份，要求分发到市委、市政府每个领导，笔者向其说明上述的有关规定，并表示对接收的密件只能按有关的工作规则进行传阅，但后来发现该单位干脆通过机要通信渠道向有关领导直接寄发密件，存在泄密隐患。因此，将秘密载体只发组织，不发个人作为秘密载体管理的原则确定下来，是秘密载体的规范管理的客观需要。
        （二）对秘密载体统一要求编排顺序号。对秘密载体编排顺序号，所增加的工作量不多但其作用不容忽视：一是可监控秘密载体的制作数量和发放范围，防止滥制、滥发；二是便于秘密载体的清查核对等环节的管理，尤其是在收发双方在核对发生争议时，双方对秘密载体顺序号的文字记录，可作为证据或查找线索；三是在查处某些泄密事件中，能及时追查到泄密源头。如某单位机要件被误投到了另一单位，经向该单位查核，确实多出一份同一文号的密件，幸好当时保密室对文件登记较完善，通过核对该密件的顺序号，方证实该份密件确属误投。但《规定》第七条仅对绝密级、机密级载体作了应当编排顺序号的规定，对秘密级载体未作相应的要求。因此，建议由各地保密工作部门对此作出规定。

摘自《广东保密》